Przy czym, w przypadku przejęcia dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej przez pracodawcę, w którego zakładzie pracy dokumentacja pracownicza jest prowadzona np. wyłącznie w postaci papierowej i który nie jest w stanie zapewnić w odniesieniu do tej przejętej dokumentacji określonych w rozdziale 3 rozporządzenia c) archiwizacja: jakie dokumenty podlegają archiwizacji w aktach osobowych; okres archiwizowania akt osobowych: w jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza podlega 10-letniej archiwizacji, a w jakich okres przechowywania wynosi 50 lat; szczególne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, która może stanowić dowód w postępowaniu informację o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej, w przypadku nieodebrania przez pracownika dokumentacji pracowniczej. Najważniejszą, z wprowadzanych zmian, jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracownika z 50 do 10 lat, po okresie zatrudnienia (dotyczy pracowników zatrudnionych po dniu 1 stycznia 2019 r.). Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Od nowego roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony oraz wprowadzono e-Akta pracownicze. Nowe regulacje wskazują, że dokumentacja pracownicza to: dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez 10 lat, chyba że inne przepisy stanowią inaczej i przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Wystawianie świadectwa i informacji o okresie przechowywania dokumentacji po ustaniu zatrudnienia X Serwis TARCZA ANTYKRYZYSOWA zawiera opracowania dotyczące regulacji prawnych mających na celu ochronę przedsiębiorców przed skutkami epidemii COVID-19. . Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która wejdzie w życie 1 stycznia 2019 roku, ma na celu skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat, a także umożliwi pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Zobacz: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dziennik Ustaw rok 2018 poz. 357) Krócej i bezpieczniej dla pracownika Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji będzie możliwe dzięki przekazaniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wszystkich niezbędnych danych, na podstawie których nastąpi ustalenie prawa do wybranego świadczenia oraz jego wysokości. Dane te będą zapisywane na koncie ubezpieczonego. Zmiana dotycząca przechowywania dokumentacji, a także gromadzenia danych przez ZUS, obejmie nie tylko pracowników, lecz także ubezpieczonych zleceniobiorców, tj. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące. Zleceniodawca będzie więc obowiązany do przechowywania dowodów potwierdzających pracę na podstawie umowy zlecenia przez okres 10 lat. Modyfikacja stanu prawnego w stosunku do tych podmiotów ułatwi otrzymywanie informacji niezbędnych do ustalania prawa do emerytury lub renty oraz wysokości tych świadczeń, a w razie sporów stanowić będzie materiał dowodowy w postępowaniu przed sądem. Powyższe zmiany wiążą się z realizacją przez pracodawców obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych. Ustawa przewiduje ponadto rozszerzenie zakresu przedmiotowego imiennych raportów miesięcznych przekazywanych przez płatników do ZUS, o dane niezbędne do prawidłowego wyliczenia przyszłych świadczeń emerytalnych i rentowych z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W związku z tym nowelizacja wyłącza, co do zasady, możliwość żądania przez organ rentowy dołączania do wniosku o wybrane świadczenia dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie ubezpieczonego. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po dniu 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku pracodawcy będą wiec przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Dla pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży. Pracodawca będzie więc mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty danego pracownika. Nie musi tego robić. Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami + PDF Za pracownika zatrudnionego przed dniem 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie będzie mógł złożyć raportu informacyjnego, w związku z czym okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. E-dokumentacja na równi z papierową Nowelizacja przewiduje ponadto możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników w postaci elektronicznej także wówczas, gdy była ona wytworzona w postaci papierowej, poprzez wprowadzenie możliwości digitalizacji takiej dokumentacji. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie więc mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz może przechowywać tylko dokumenty papierowej). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego. Zobacz także: Kadry Pensje domyślnie na konto Ustawa zmienia również obowiązującą zasadę wypłaty wynagrodzenia. Obecnie Kodeks pracy przewiduje wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych pracownika, a inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy albo pracownik wyrazi na to wcześniej zgodę na piśmie. Zgodnie z ustawą, preferowaną i wiodącą formą wypłaty wynagrodzenia będzie forma bezgotówkowa. Na wniosek pracownika pozostanie jednak możliwość wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej. Przedmiotowa nowelizacja, oprócz zmian w Kodeksie pracy, wprowadza zmiany w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., z wyjątkiem przepisów art. 11 i 12, dotyczących obowiązków przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, które wchodzą w życie z dniem ogłoszenia. A. Jeleńska Przygotuj się do stosowania nowych przepisów! Poradnik prezentuje praktyczne wskazówki, w jaki sposób dostosować się do zmian w podatkach i wynagrodzeniach wprowadzanych nowelizacją Polskiego Ładu. Tyko teraz książka + ebook w PREZENCIE Dokumentację pracowniczą przechowujemy po ustaniu zatrudnienia przez liczbę lat wskazaną w przepisach, licząc od dnia wystawienia ostatniego dokumentu. Dokumentacja pracownicza Okres przechowywania Akta osobowe pracowników 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm. ) Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, z 2013 r. poz. 1440 ze zm.) od zmiana z 50 na 10 lat Dokumentacja powypadkowa 10 lat (art. 234 § 31 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy pracowników (art. 149 Kodeksu pracy) 3 lata od zakończenia okresu którego ewidencja dotyczy. Przyjmuje się 3 lata z uwagi na 3 –letni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (art. 291 § 1 Kodeksu pracy) Ewidencja czasu pracy kierowców 3 lata od zakończenia okresu którego dotyczy (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r.) Aktualizacja wpisu z dnia Na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją okres przechowywania dokumentacji został zmieniony z 50 do 10 lat zmiana wejdzie w życie od Zmiany zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentów dotyczących ubezpieczeń społecznych, wprowadzone w 2019 roku, odróżniają dokumenty, które należy gromadzić w aktach osobowych oraz poza nimi. Ponadto w obecnym stanie prawnym istnieje dualizm okresów przechowywania wspomnianej dokumentacji – zależnie od dnia nawiązania stosunku pracy. Jakie są okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej?Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczejPrzepis art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy wśród podstawowych obowiązków pracodawcy wymienia prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej:akt osobowych pracowników,dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy,określonych zbiorczą nazwą „dokumentacji pracowniczej”.Z kolei art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy nakazuje przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez odpowiedni okres po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku z art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy brak prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej, brak przechowywania jej przez okres ustalony w przepisach, a także pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem stanowią wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Szczegółowe wymogi dotyczące prowadzenia i przechowywania omawianej dokumentacji określono w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej ( z 2018 r. poz. 2369), w którym wskazano, jakie dokumenty stanowią akta osobowe, a jakie zalicza się do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przechowywanej poza aktami osobowePracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe składające się z 4 części:A – obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;B – obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowę o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków), dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;C – obejmującej oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, kopię wydanego świadectwa pracy;D – obejmującej odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego w sprawach związanych ze stosunkiem pracyPoza aktami osobowymi pracodawca musi prowadzić, oddzielnie dla każdego pracownika, dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą ewidencja czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych oraz stosowania indywidualnych rozwiązań dotyczących organizacji czasu pracy;dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i pracowniczą należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Wymogi te dotyczą pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 2019 zatrudnił pracownika 1 marca 2020 roku na czas określony jednego roku – do 30 kwietnia 2021 roku. Strony nie nawiązały kolejnego stosunku pracy. Akta osobowe tego pracownika oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy muszą być przechowywane przez 10 lat, licząc od końca 2021 roku, czyli do 31 grudnia 2031 odniesieniu do stosunków pracy, które nawiązano przed 1 stycznia 2019 roku, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej należy ustalać na podstawie przepisów obowiązujących przed tym dniem (art. 7 ust. 2 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – z 2018 r. poz. 357). Oznacza to, że dokumentację pracowniczą dotyczącą tego okresu należy przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia:zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;wytworzenia – dla dokumentacji płacowej(zgodnie z art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2019 roku). W związku z tym, że zidentyfikowanie dat wytworzenia poszczególnych dokumentów płacowych wiązałoby się dla pracodawcy z koniecznością szczegółowego monitorowania tego zagadnienia w przypadku każdego zwolnionego pracownika z osobna, dopuszczalnym wydaje się w takim przypadku przyjęcie, iż zarówno dokumentację osobową, jak i płacową przechowuje się przez 50 lat od dnia zakończenia pracy (ustania stosunku pracy). Przykład o pracę łącząca pracodawcę i pracownika obowiązywała od 1 lipca 2002 roku. W czerwcu 2021 roku pracownik ją wypowiedział, wskutek czego po upływie 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia uległa ona rozwiązaniu 30 września 2021 roku Dokumentacja pracownicza pozostała po pracowniku będzie przechowywana w tym przypadku przez okres 50 lat, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, czyli do 30 września 2071 trudność wiąże się z ustaleniem czasu przechowywania dokumentów, których przed 1 stycznia 2019 roku nie włączano do akt osobowych – takich jak wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, listy obecności czy harmonogramy czasu pracy. Stosowano wówczas najczęściej zasadę przechowywania wspomnianych dokumentów przez okres 3 lat – odpowiadający długością okresowi przedawnienia roszczeń pracowniczych. Tak więc tego rodzaju dokumenty, dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku, należy przechowywać przez okres 3 wskazało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 8 lutego 2019 roku, DProkuI. przepisy obowiązujące przed dniem 1 stycznia 2019 roku nie wskazywały okresu przechowywania, po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, ewidencji czasu pracy [...] oraz dokumentów dotyczących udzielania i korzystania z urlopów wypoczynkowych. W doktrynie prawa pracy dominował natomiast pogląd, że wskazane jest przechowywanie wspomnianej dokumentacji przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż ewentualne roszczenia ze stosunku pracy, w tym dotyczące wynagrodzenia oraz innych świadczeń/uprawnień pracowniczych, także np. urlopowych, ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne (art. 291 kp). Skorelowany z długością okresu przedawnienia, trzyletni okres przechowywania ww. dokumentacji wydaje się być niezbędnym, minimalnym okresem umożliwiającym dochodzenie wspomnianych roszczeń i zapewnienie realizacji celów, jakim ta dokumentacja ma służyć (zgodnym także z zasadą ograniczenia przechowywania, określoną w art. 5 ust. 1 lit. e RODO).Natomiast w odniesieniu do stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku prezentowany jest pogląd, że te dokumenty, o których nie wspomina się w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej (np. harmonogramy czasu pracy), nie muszą być przechowywane przez okres 10 lat, lecz jedynie przez 3 lata, gdyż po tym czasie tracą swoje znaczenie prawne. Są jednak również zwolennicy przechowywania wszelkich dokumentów związanych ze stosunkiem pracy przez 10 lat. Względy celowości zdają się jednak przemawiać za pierwszym z tych skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczejOkres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 roku, a przed dniem 1 stycznia 2019 roku ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych ( z 2021 r. poz. 423 ze zm.), z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony (art. 7 ust. 3 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją).Wspomniany raport informacyjny jest przekazywanym do ZUS-u zestawieniem informacji dotyczącym ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 roku, a przed 1 stycznia 2019 roku, obejmującym dane niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za okresy – w zależności od rodzaju danych – od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2008 roku albo od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 i przechowywanie dokumentacji pracowniczej należy do podstawowych obowiązków pracodawcy, a jego zaniedbanie, poza zagrożeniem karą grzywny, może naruszać konkretne interesy pracowników, zarówno w czasie zatrudnienia, jak i po zakończeniu stosunku pracy. Od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie skrócony do 10 lat. W niektórych przypadkach, nadal będzie trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie w Polsce obowiązuje jeden z najdłuższych na świecie, 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii tylko 5 lat. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej można podzielić na trzy grupy: - zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., - zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., - zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. Nowy - 10-letni okres przechowywania dokumentów będzie dotyczył pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami W stosunku do pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje dotychczasowy - 50-letni okres przechowywania akt pracowniczych. W myśl nowelizacji, pracodawca będzie miał możliwość skorzystania z krótszej archiwizacji, tj. 10 lat, pod warunkiem spełnienia dodatkowych obowiązków wobec ZUS: - jeżeli złoży do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich swoich pracowników zatrudnionych w tym okresie, dzięki czemu skróci wymagany okres do 10 lat, Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny ZUS RIA. - złoży oświadczenie ZUS OSW. Natomiast dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Ustawa nie przewiduje możliwości skrócenia okresu przechowywania dla tej grupy. Raporty informacyjne ZUS RIA W przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 r. obowiązuje co do zasady, 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawca, który chce skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania, w oddzielnej deklaracji do ZUS powinien złożyć oświadczenie, że będzie składał raporty informacyjne za pracowników zatrudnionych w wymienionym okresie. Będzie mógł to zrobić w dowolnie wybranym miesiącu. Następnie, musi przekazać do ZUS raporty informacyjne za wszystkich ubezpieczonych. Więcej na ten temat przeczytasz -> Raport informacyjny ZUS RIA od 1 stycznia 2019 r. Jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentacji Dla pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy albo zatrudnionych między 1999 r. a 2018 r. (pod warunkiem, że złożono raport informacyjny) okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika. 10 - letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Obowiązki pracodawców 2022 Dokumenty pracownicze – akta osobowe Według Kodeksu pracy każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Szczegółowo omawia to rozporządzanie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 weszły również w życie nowe przepisy rozporządzenia, według których pracodawca musi przechowywać nie tylko, jak uprzednio, akta osobowe, ale także wszelkie inne dokumenty związane z okresem zatrudnienia pracownika. Druków i pism, jakie kryją się pod pojęciem „dokumentacja pracownicza”, może być naprawdę dużo. Są to wszelkie sporządzone na piśmie wnioski, zaświadczenia, decyzje i oświadczenia powiązane z zatrudnieniem, zarówno wychodzące od pracownika, jak i te udzielane mu przez pracodawcę. Prowadzenie i przechowywanie tych akt jest konieczne, bo choć wydawałoby się, że niektóre z nich są zbędnymi formalnościami, są one głównym poświadczeniem przestrzegania praw i należnych przywilejów pracowniczych, niezbędnym zarówno dla zatrudniającego, jak i zatrudnionego. Wzory dokumentów HR – dla kogo? Dokumenty niezbędne w toku zatrudnienia sporządzają zarówno pracownicy działu kadr i płac, jak i sami pracownicy. Istnieją bowiem druki, które zatrudniony przedkłada pracodawcy w określonym celu, np. chcąc uzyskać dzień wolny, składa wniosek o urlop. Dzięki gotowym szablonom wniosków pracownik nie musi się głowić nad odpowiednią formą i treścią pisma. Jednak zdecydowana większość dokumentów związanych ze stosunkiem pracy leży po stronie przedsiębiorcy. Pracodawcy, który nie prowadzi, bądź prowadzi nieprawidłowo dokumentację pracowniczą, grożą sankcje prawne. Według art. 281 pkt 6 Inspekcja Pracy jest uprawniona do nałożenia na takiego przedsiębiorcę mandatu lub kary grzywny, której wysokość może sięgać nawet 30 000 zł. Z czego składają się akta osobowe pracownika? Gromadzone w działach personalnych czy HR akta osobowe dzieli się na cztery najważniejsze grupy: A, B, C, D. Zgodnie z tym podziałem i ze wspomnianym wyżej rozporządzeniem wśród akt osobowych i dokumentacji pracowniczej powinny znajdować się: dokumenty wymagane przy ubieganiu się o zatrudnienie (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy itp.), a także skierowania na badania i orzeczenia lekarskie – część A, dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia (umowa o pracę, skierowania na badania, aneksy do umów i inne) – część B, dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia (wypowiedzenie umowy, rozwiązanie umowy o zakazie konkurencji itp.) – część C, dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika (zawiadomienia o przyznaniu kary porządkowej, odwołania od przyznania kary porządkowej i inne) – część D. Należy prowadzić i przechowywać również pozostałe akta wynikające ze stosunku pracy, takie jak: dokumenty związane z ewidencją czasu pracy, dokumenty dotyczące ubiegania się o urlop wypoczynkowy i udzielania go, druki dotyczące wypłacanego wynagrodzenia za pracę, wnioski i świadczeniami z nim związane, dokumenty związane z organizacją i czasem pracy, przydziałem odzieży/sprzętu do pracy i inne. Jak prowadzić dokumentację pracowniczą Jak już wspomnieliśmy, przedsiębiorca zatrudniający pracownika powinien prowadzić i przetrzymywać dokumenty dotyczące stosunku pracy nawiązanego z pracownikiem oraz akta osobowe, których rodzaje dzieli się na części A, B, C i D. Niezależnie od tego pracodawca zobowiązany jest także do prowadzenia dokumentów na potrzeby spraw podatkowych i dla ZUS. Przy spełnieniu określonych warunków od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza może być prowadzona jako e-akta, czyli w formie elektronicznej. Jeżeli pracownik posiada tzw. podpis kwalifikowany, może opatrzyć nim wnioski w postaci elektronicznej. Jeśli natomiast zatrudniony nie dysponuje takim podpisem, nadal można takiemu pracownikowi prowadzić e-akta, jeśli tylko wszelkie dokumenty sporządzone na piśmie i podpisane tradycyjnie zostaną zeskanowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy. Możliwe jest gromadzenie dokumentacji z procesów HR w obydwu formach, jednak należy to wówczas robić jednolicie: każdy zbiór dokumentacji powinien być przechowywany w jednej wybranej formie: elektronicznej lub tradycyjnej (np. wszystkie wnioski urlopowe pracowników – w elektronicznej, a zawiadomienia i oświadczenia – w formie papierowej). Ważne jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Sposób gromadzenia akt powinny cechować: poufność, integralność, kompletność i dostępność. Dokumenty w formie elektronicznej powinny być przechowywane w odpowiednim programie, zapewniającym bezpieczeństwo danych, chroniącym zarówno przed uszkodzeniem akt, jak i przed udostępnianiem ich osobom nieupoważnionym. Dokumenty HR a ochrona danych osobowych pracownika Szczególnie istotną kwestią przechowywania dokumentacji pracowniczej jest ta związana z ochroną danych osobowych. Odkąd weszły w życie normy europejskie RODO, odpowiednie obchodzenie się z wszelkimi pismami zawierającymi dane osobowe jest wymogiem, którego nieprzestrzeganie może grozić poważnymi konsekwencjami prawnymi i wysoką grzywną. Dla przedsiębiorców zatrudniających nowych pracowników kluczowe jest w tym aspekcie pozyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydatów do pracy – bez niej bowiem pracodawca nie ma prawa nawet skontaktować się w sprawie rekrutacji, mimo otrzymania danych kontaktowych bezpośrednio od zainteresowanej osoby. Dopiero po wyrażeniu jednoznacznej zgody (stosowna klauzula w CV lub treści maila) rekruter może w pełni legalnie skorzystać z danych kontaktowych kandydata i przedstawić mu ofertę czy przeprowadzić wstępną rozmowę o pracę. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika jest też potrzebna do prowadzenia jego dokumentacji od chwili zatrudnienia. Obszary takie jak kadry i płace dokumenty pracownicze przetwarzają w wielu procesach, związanych z wypłatami wynagrodzeń, rozliczaniem z ZUS lub z Urzędem Skarbowym. Dlatego też różne rodzaje umów o pracę bez względu na ich terminowość powinny zawierać zapis o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych pracownika, a każdy zatrudniony powinien się z takim oświadczeniem zapoznać i świadomie je podpisać. Jak długo przechowywać dokumenty pracownicze? Prawo pracy zobowiązuje do przechowywania dokumentacji pracowniczej po zakończeniu stosunku pracy od 10 do nawet 50 lat w zależności od tego, kiedy pracownik został zatrudniony. W przypadku zatrudnionych od 1 stycznia 2019 włącznie lub między 1999 a 2019 r. (jeśli zostały złożone do ZUSu stosowne oświadczenia) okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat. Jeżeli stosunek pracy został nawiązany przed 1 stycznia 1999 r., okres ten wynosi 50 lat. Były pracownik ma prawo do odebrania dokumentacji od pracodawcy po upływie wymaganego okresu przechowywania jeszcze tylko w przez miesiąc (kalendarzowy) od końca tego okresu. Jeżeli tego nie zrobi, pracodawca ma 12 miesięcy na zniszczenie akt – co ważne, muszą być one zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści (np. najlepiej za pomocą niszczarki).

okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wzór